お待たせしすぎたかもしれません。サポーテスト的動作解析の第１０回目です。
我々は、現在スポーツ分野での主流である「動作解析」をビジネスにも応用できないものかと考え、ビジネスシステムのどの動作部分に負荷や問題点があり、どの部分を修正していけば最大限にパフォーマンスを発揮できるのかを寝る間も惜しんで研究しているつもりです。
ビジネスの一つ一つの動作を解析するだけでなく、諸問題に至るまでの時間的な部分なども考慮することによってサポ研なりの分析を発表していけるのではないかと思います。(※あくまでもブログ上１コーナーでの話です)
ところで
情報共有しなければならないという理由で、ほぼ毎日会議を開き、前日とあまり変わらない報告を延々とおこなった挙句、何も得るものがなかった…、キツい言い方をするとムダだった…、そんな場面に出くわしたことはないでしょうか。
会議には、小規模なミーティングと違って会社の上層部も出席することから、仕切るであろう中間管理職の方たちも丁寧な進行をしなければならず現状と課題の報告を「発表するだけ会議」になりがちです。
ただ、現場をあまりわかっていない上層部の方は進捗状況や結果などの「数字」にしか興味を持っていない場合、会議を毎日毎日開いたとしても、劇的に状況が変化することも少なく、話題性に欠けるため「ただの雑談会」になってしまう可能性があるのではないでしょうか。
そして、さらにややこしいのは、経営陣であると思われる上層部の方が終了の合図を出さないと、長時間に及んでしまい、仕事を抱えている社員には残業と焦りが生じてしまうこと、まさに「30分以降の会議は権力者の暇つぶし」状態にになります。
ということで
第１０回目の研究は
「きっとどこかにある、大々的に開催予告を出しておいて、相も変わらず何も決まらない会議に終わる経営陣(担当重役)を含む参加者の動作解析」です。
社員の中には「いつものこと」とスルーしている方もいることでしょう。
では
時系列で「とある会社の営業会議」での「動作」にフォーカスして追ってみます。
(左から 場面：行動≪青字≫：動作≪赤字・紫≫)
フェーズ①：５日後に営業会議を開催するとの告知。
➡➡➡●動作：担当重役(以下Ｔ)「数字の悪い部署にはハッパをかけてやらないと…と意気込む」 ●動作：社員(以下Ｓ)「忙しいので、早く終わってくれないか…と告知以後、憂鬱になる」
フェーズ②：当日、会議室に集合する
➡➡➡●動作：Ｔ「張り切っているのか、暇なのか２０分前に入る」 ●動作：中間管理職(以下Ｃ)「重役が入室したので慌てる」 ●動作：Ｓ「上司連中も早めに入室するので、仕方なく仕事を置いていく」
フェーズ③：会議が始まる ➡➡➡●動作：Ｔ「資料に目を通してチェックしている」 ●動作：Ｃ「重役の顔色を伺いながら会議を進行している」 ●動作：Ｓ「忙しいので、早く終わってくれないか…と心から願う」
フェーズ④：各業績や目標数値予想など一通り終える
➡➡➡●動作：Ｔ「見たままの実績の数字を細かく言い始める」 ●動作：Ｃ「『また始まってしまった…』と長くならないことを祈る」 ●動作：Ｓ「忙しいので、早く終わってくれないか…と神に願う」
フェーズ⑤：３０分を越える ➡➡➡●動作：Ｔ「『どうするんだ』と詰め寄る」 ●動作：Ｃ「『事前に何度も説明してあんたの承認を得ているじゃないか』と困り果てる」 ●動作：Ｓ「もう配信にしてくれ…と天に祈る」
フェーズ⑥：会議時間が１時間に迫る
➡➡➡●動作：Ｔ「雑談モードに突入する」 ●動作：Ｃ「『話すことがないなら、部下たちの仕事もあるので終了してほしい』と願う」 ●動作：Ｓ「『この人、実は仕事に支障をきたす人ではないか』と疑い始める」
フェーズ⑦：まだ会議中 ➡➡➡●動作：Ｔ「また数字を蒸し返しだす」 ●動作：Ｃ「いつものことながら『結局何が言いたかったのか』と心の中で嘆く」 ●動作：Ｓ「『じゃあどうすればいいか教えてくれよ』と心の中で嘆く」
フェーズ⑧：ようやく終了 ➡➡➡●動作：Ｔ「『これから毎週会議を開く』と言い残し、満足感があふれた顔で後にする」 ●動作：Ｃ「『毎週この粘着質地獄が続くのか…』と覚悟をする」 ●動作：Ｓ「『こんなのが毎週続くと進退考えようかな』と覚悟をし始める」
会議告知から会議終了までの動作をまとめますと
重役の動作：会議に意気込む➡早めに入る➡資料をチェックする➡欠席を決定➡先手を打つ➡多数決と決定➡任されそうなのでキレる➡降格を決定
中間管理職＆社員の動作：憂鬱になる➡慌てて入る➡顔色をうかがう・早く終われと願う➡長引かないことを祈る・願う➡困り果てる・天に祈る➡願う・疑い始める➡心の中で嘆く➡覚悟をする
これらの動作をならべただけで、役員である経営陣と社員の間に「温度差がある」と感じられるでしょう。
どちらが悪いのかはわかりませんが、会議に対する考え方の差は、会議の中でのすれ違いを生むことにつながりかねません。
忙しいなか、せっかく集まった会議が「ムダな時間」どころか「時間のムダ」になってしまいます。
そうならないためにも、これらの動作を追っていきながら、問題点や改善点がどこのあるのかの仮説を立てていきましょう。
たとえば
問題点①：会議を結果発表会と思っている➡➡➡ 改善点：成績や目標などの個人的な値は個別対応することで時短になるのではないでしょうか。現代はタイパの 時代ですので若手社員を中心に「長い会議の重み」は説得力がないのかもしれません。
問題点②：会議を叱咤激励する場だと思っている➡➡➡ 改善点：たしかに全体会議を開くことで、掲げた部署の目標に向かって一体感を醸し出す効果はあるでしょう。 ただ、肩書きの偉い人の悦のためだけの「的を射ない演説」は、しばしば社員側から見ると「理不尽」 に見えることもありますので「心を打つ激励」であるかどうかの注意は必要です。
問題点③：会議は時間がかかるものだと思っている➡➡➡ 改善点：会議は情報を共有するものでもあるので共有事項が多ければ時間がかかってしまうこともあります。ま た、議題の重要さによって判断・決断に迫られている場合もそれ相応の時間を要します。ただ、毎週や 数日間隔などの定例会議ならば同じような議題になるかもしれませんので「マンネリ」感は否めなくな ります。そうなると出席者のモチベーションも停滞してしまいますので、すぐに終了するか、重要議題 となるまで開催しないでおくのも一手でしょう。
問題点④：会議は暇つぶしだと思っている➡➡➡ 改善点：人間の集中力の持続は１時間以内だそうです。これを会議に引用すると、１時間以上の長い会議は「ム ダ」ということになります。出席者が集中力を失っているのに終了しない会議は、終了の権限を持って いる重役の方の責任でもあります。見方によっては「あの方は暇つぶしに会議を開いている」と影で評 価をされかねませんので注意すべきでしょう。
問題点⑤：会議はパワハラ上等だと思っている➡➡➡ 改善点：そんな自覚のない重役には心の中で卍固めを
そして、このような会議になってしまう背景を想像してみますと
「決められない組織」「一部の人間だけが取り仕切る会議」「時間に追われている社員」「それをマネジメントする中間管理職」など「会社内での諸問題」にも行き当たります。
会社という組織ならば必ず存在する会議のあり方一つとっても、その会社の問題の抱えている問題の一端を垣間見えることができます。
また、本来なら、会議というのは課題や問題点の解決するための「議論の場」でもありますので「情報共有」からはじめるべきではないでしょうか。
もちろん、問題点や改善点の答えはこの限りではありません。
もっと深く掘り下げると、もっともっといいアイデアが浮かんでくるかもしれません。
様々な角度から捉えることが必要です。
そして、どれか一つの動作でも改善することで全体がうまく回っていく可能性もあると思います。
ちなみに
この分析によって、社内の各部署で改めて「会議とは？」について話し合いをおこなったことで、会議の内容の共有や時間の短縮など、少し改善が見られたり、見られなかったりしたとか。
このように
全体を見渡すと「どこに手をつけていいかわからない」ことも、構成している動作一つ一つのなかにヒントが隠されていることは多々あります。
当研究所では
いろんな動作から、そこに潜む様々なケースを想像して検証していくヒントになればと思っております。
また次回の研究発表の機会でお会いしましょう。
※あくまでも個人の見解です。