サポーテスト的動作解析の第４回目です。
スポーツの分野で動作解析をビジネスにも応用できないものかと
(ビジネス)システムのどの部分に負荷がかかり、どの部分を修正していけばパフォーマンスを最大限発揮できるのかを考えます。
動作を解析する、すなわち一つ一つの動作だけでなく、時間的な部分も分析することによってどの部分に問題があるのかを比較でき、よりわかりやすくなるということで
サポ研なりの問題点や改善点を考えていきたいと思います。(※あくまでもブログ上１コーナーでの話です)
そして 第４回目の研究は
「きっとどこかにある、情報共有できていない営業部の動作解析」です。
やはり情報共有が出来ていないと組織としての能力が発揮できません。
会社として目指すところでもある情報共有ですが
「あなたの会社は情報共有が上手くいってますか？」と尋ねられると
「なかなか上手くいっていない」と答える経営者の方も多いのではないでしょうか。
情報共有のために、何が問題で何が必要かを考えていきたいと思います。
ということで
時系列で「とある一日の営業部社員の動作」を追ってみます。(左から 時刻：行動：動作)
９時 朝礼・営業部責任者からの訓示➡➡➡
●動作：営業部社員(以下Ｅ)「毎日決まりきった訓示内容のため、聞き流す」
９時２０分 営業部の全体ミーティングで本日の予定と特記事項の報告➡➡➡
●動作：Ｅ「各自発表マストで長時間となり、自身の発表後は眠くなる」
１０時 業務開始され、各部員は電話や訪問による営業活動をおこなう➡➡➡
●動作：Ｅ「各自それぞれの担当を任せられることで、忙しくなり余裕がなくなる」
１１時 納品トラブルが発生したが、担当者が出張のため連絡つかずにドタバタする➡➡➡
●動作：Ｅ「午後の商談の準備に忙しく『誰かがフォローするだろ』と見て見ぬふりをする」
１３時 病気で長期間休んでいる同僚の商材も代理で顧客と商談をおこなう➡➡➡
●動作：Ｅ「代理商談の際、自分の担当以外の商材の知識が全くなく、他人事感覚的にその場 しのぎで終わってしまう」
１６時 上司に報告➡➡➡
●動作：Ｅ「商談は失敗に終わったとは言えず『商談継続中』とごまかしておく」
１６時３０分 営業会議①先月にける各自の成績を発表される ➡➡➡
●動作：Ｅ「売上と損益結果しか言われないので『販売環境が悪いです』と適当に言い訳する」
１７時 営業会議②会議が間延びし、一部の社員が「忙しい」と途中退席をはじめる➡➡➡
●動作：Ｅ「周りを見ても退屈そうなので、途中退席するか迷う」
１８時 業務終了。退社を急かされるが仕事は残っている➡➡➡
●動作：Ｅ「残業しても評価が上がらず、残業代も出ないのでそそくさと帰り支度をする」
営業部員の一日が終了するまでの主な動作解析しますと
聞き流す➡眠くなる➡余裕がなくなる➡見てみぬふりをする➡その場しのぎで終わる➡ごまかす➡言い訳する➡とっとと帰る
これらの動詞をならべただけで
経営者の思っているほどの情報共有がなかなか難しいというのがわかります。
この動作を追って見ていくだけで、情報共有に関するこの営業部の問題点や改善点がどこのあるのかの仮説を立てやすくなります。
たとえば
問題点①：決まり切った朝の訓示やミーティング内容➡➡➡改善点：なによりも時間の短縮で業務への集中を
問題点②：担当営業に手一杯で周りを見る余裕がない➡➡➡改善点：仕事のマニュアル化や上司のフォローを
問題点③：自身のこと以外は他人事(ひとごと)と捉えてしまう➡➡➡
改善点：「自分の会社」という意識を持って、上司部下や同僚との普段からの話し合いを
問題点④：上司は売上と損益しか興味がない➡➡➡改善点：上司による、部下への責任を持った関与を
問題点⑤：会議が一方通行の発表会になっている➡➡➡
改善点：ゼロベースでどんな内容でも話し合いが必要。それでもまだ発表を続けていれば聞き分けの ない人ヤツには卍固めを
これらのことから、営業部の情報共有がうまくいっていない「背景」を想像してみると
「仕事のフォローできる人材不足」や「風通しの悪い組織風土」「トラブルあっても全員がほぼ他人事」という「組織の問題」にも行き当たります。
これらの例からも、情報共有の出来る組織作りが非常に大切ということがわかると思います。
場合によっては、営業を強化することより重要かもしれませんので
その組織を作るためにはどうすればいいかを、経営者は考えていかなければなりません。。
もちろん、問題点や改善点の答えはこの限りではありません 。
もっと深く掘り下げると、もっともっといいアイデアが浮かんでくるかもしれません。
様々な角度から捉えることが必要です。
そして、どれか一つの動作でも改善することで全体がうまく回っていく可能性もあると思います。
ちなみに
この分析によって、営業部の問題点を洗い出し、自分のこととして捉え情報共有を意識することで社員のパフォーマンス向上が成し得たとか成し得なかったとか。
このように
全体を見渡すと「どこに手をつけていいかわからない」ことも、構成している動作一つ一つのなかにヒントが隠されていることは多々あります。
当研究所では
いろんな動作から、そこに潜む様々なケースを想像して検証していくヒントになればと思っております。
また次回の研究発表の機会でお会いしましょう。
※あくまでも個人の見解です。
『たまーーーにサポ研のこぼれ話②』
サポ研はビジネスにおける解析とともに日常の中での『動作解析』もおこなっております。
たとえば
「どこかにいると思われる、好きな人に告白したいのにできない人の動作解析」
●動作1⃣「相手から告白してくれないかと願い、回避する」→
●動作2⃣「告白して断られたらショックなので回避する」→
●動作3⃣「今日は運気が悪そうなので回避する」→
●動作4⃣「明日こそは告白すると心に誓い回避する」
などなど
これを動作解析すると
「回避する」→「回避する」→「回避する」→「回避する」 となります。
「告白する気なんてないだろ」とツッコみたくなりますが
この「告白したいのにできない人」の問題点・改善点として
「回避してしまわないためにどうすればいいか」や「そもそもホントに告白するべきか」…などが挙がります。
そのためにできる提案としては
「後悔しないためにも撃沈覚悟でいく」のか「友達からはじめて積み上げていけるのか」
「勇気を持つために普段から度胸試しをしておく」とか「運気がわかるように風水を学習し始める」
はたまた「あきらめて、傷つきたくないので他に好きになってくれそうな人を探すか」というもあります。
結局のところ、サポ研がアドバイスできることは
「自分自身で考えて答えを出せよ」ということなんでしょう。